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Um bom briefing deve ser tão curto quanto possível, mas tão longo quanto necessário.
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Hora errada e maneira errada
Há casos de muitas reuniões e, ao mesmo tempo, pouca objetividade. Casos onde muito tempo é gasto com assuntos secundários, enquanto o desenvolvimento criativo recebe atenção insuficiente, ou em alguns casos, excessiva. Ambos os extremos reduzem o interesse, o foco e o entusiasmo ao longo do processo.
É bastante comum encontrar Expositores que elaboram o briefing antes de definir o orçamento. Assim, quando as montadoras apresentam o projeto acompanhado do valor da montagem, ou seja, respondendo ao briefing e ao que foi pedido, o cliente se assusta. É nesse momento que fica evidente que algo não foi bem conduzido.
Na maioria das vezes, não é o projeto desta ou daquela montadora que ficou caro. O problema está no briefing. Ainda assim, muitos Expositores acreditam estar sempre certos e concluem que a montadora é cara. A partir daí, inicia-se um verdadeiro “leilão” com o projeto que mais agradou, e a bola de neve continua rolando. Tudo errado.
Errou no começo? Não siga adiante. Corrija o erro e só então dê continuidade ao processo.
Muito extenso ou excessivamente detalhado
Um briefing “over” é aquele excessivamente elaborado, carregado de informações de todos os tipos, muitas delas pouco estratégicas. Esse excesso confunde a montadora e o arquiteto e, como consequência, gera desperdício de tempo e dinheiro.
O problema não está apenas no tamanho do briefing, mas na falta de foco e de objetivo. Quando tudo parece importante, o que realmente importa fica em segundo plano. O propósito da participação na Feira passa despercebido.
Por isso, um briefing excessivo tende mais a atrapalhar do que ajudar: confunde em vez de esclarecer. Um exemplo comum é o questionário de briefing oferecido por muitas montadoras, geralmente longo, mal conduzido e sem destaque claro para as informações realmente relevantes.
Diante disso, alguns Expositores optam por criar seu próprio briefing. No entanto, muitas vezes repetem o mesmo erro: produzem briefings pouco estratégicos e, além disso, focados em eventos isolados, sem conexão com um planejamento anual consistente.
Curto demais ou com informações insuficientes
No extremo oposto, o briefing pode ser curto demais ou apresentar lacunas importantes. A ausência de dados (ou informações incompletas) deixa espaço excessivo para interpretações criativas por parte dos arquitetos e projetistas.
Como resultado, as montadoras não conseguem compreender plenamente as expectativas do Expositor. O projeto apresentado não agrada, surgem as famosas alterações sucessivas e o processo se desgasta desnecessariamente.
“Outro complicador de um briefing deficiente é que, na falta de informações, o céu é o limite e o vago é o mar pelo qual se navega. O resultado é um projeto de estande que não agrada na mesa de reunião.”
Algumas montadoras se frustram com as idas e vindas constantes de alterações. Muitas ideias acabam sendo sacrificadas, rejeitadas ou sequer apresentadas; não por falta de criatividade, mas porque o briefing estava incompleto ou equivocado desde o início.
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| Investir tempo no planejamento é melhor do que gastá-lo apagando incêndio |
Orçamento
Diante de tudo isso, uma coisa é certa: não há razão para o Expositor omitir o valor do seu orçamento. A montadora é o único fornecedor capaz de adequar o projeto do estande ao budget disponível.
Uma montadora eficiente (profissional e bem informada) saberá indicar o tipo de montagem mais adequado, os materiais mais coerentes e o estilo de mobiliário compatível com o investimento previsto.
O cenário mais comum é o do Expositor sem planejamento ou que não “abre” o valor disponível. Em muitos casos, existe apenas um número global, “chutado”, baseado no que foi gasto no ano anterior. Quando o orçamento é realmente colocado na ponta do lápis, a realidade muda.
Para ganhar concorrências, centenas de montadoras e agências acabam cedendo à pressão dos clientes. Aceitam inúmeras alterações de projeto, fazem concessões na montagem e pedidos adicionais, inclusive na entrega do estande ou nos primeiros dias da Feira.
Quando um fornecedor fraco é escolhido, em vez de sacrificar a própria saúde financeira, o Expositor acaba sacrificando a qualidade do serviço, comprometendo todo o ciclo e prejudicando seus próprios resultados.
Na ausência de planejamento e de um briefing bem estruturado, todos perdem: o Expositor que decide arriscar, a montadora que não se posiciona e o promotor do evento, que pode ter sua Feira mal avaliada por um Expositor que não soube transformar o estande em uma ferramenta estratégica.
$audaçõe$ e bons negócios!
O que todo Expositor deve saber
