Um roteiro para expositores.

Organizar e promover a participação de uma empresa em uma feira de negócios começa com uma pesquisa cuidadosa, passa por um critério de seleção rigoroso e finalmente tem seu planejamento iniciado através da elaboração de um orçamento detalhado e um plano de ação. 

Não aposte na sorte. Use seu tempo com sabedoria para um planejamento coeso

A participação em feiras de negócios não se inicia com a assinatura do contrato de locação. Ela tem início muito tempo antes. A participação em uma ou mais feiras de negócios faz parte de um orçamento anual ou por vezes até bienal. A assinatura do contrato de locação do espaço é apenas a primeira das centenas de ações de um rico plano de ação. Antes do plano de ação, o expositor já deverá ter aprovado seu orçamento de marketing e vendas, já deverá ter definido os objetivos, metas e investimentos.

Apresento abaixo uma sugestão de roteiro de atividades, dispostas em ordem de realização; sendo 1 para a primeira tarefa e 10 para a última. Esse roteiro é apenas uma sugestão, cada empresa deverá adaptá-lo de acordo com a execução de seu fluxograma.

No ano anterior [normalmente um ano antes do início do próximo ano fiscal da empresa]...
  1. Elaboração dos objetivos de vendas e marketing para o próximo ano ou biênio; podem fazer parte dessa etapa análise S.W.O.T., análise de 'melhoria contínua' (fluxograma de processo aprovado em ISO);
  2. Levantamento das feiras de negócios que poderão contribuir para o alcance das metas e objetivos desejados;
  3. Seleção das feiras de negócios com maior potencial e pesquisa dos valores do metro quadrado e valores de merchandising;
  4. Calcular a metragem ideal para cada estande de cada feira (se não souber como fazer, clique nesse link e siga o exemplo);
  5. Contatar as promotoras e apresentar a necessidade de área para cada feira; coordenar a disponibilidade de cada área com os objetivos de cada participação; defina cada área e faça uma reserva formal (sem sinal); 
  6. Estimar gastos totais das participações com base em históricos anteriores [na ausência de histórico sugiro um modelo de cálculo: valor total das áreas (R$ x m²) x 3** ]; aprovação do orçamento anual (ou bienal);
  7. Captar aprovação formal da diretoria ou conselho, receber sugestões de alteração;
  8. Adaptar valores aprovados com os eventos selecionados, redefinir se necessário, formalizar reservas (com sinal) ou solicitar contratos de locação (acompanhados de planta baixa e manual do expositor);
  9. Elaborar plano de ação para cada participação; um plano de ação bem elaborado terá no mínimo: data de início e fim, descrição da ação, responsável pela ação;
  10. Início dos orçamentos de participação (3 orçamentos com 3 fornecedores diferentes, sendo 1 o fornecedor oficial do evento >> exemplo: orçar com 3 buffets, 3 montadoras, 3 agências de receptivo, etc.); definição dos fornecedores;
** - sugestão para combinação de valores em proporções semelhantes de área (valor total do m² cobrado pela promotora), estande (montagem, divulgação e todos os serviços) e equipe (staff, recepcionistas, deslocamento, estacionamento, hospedagens e alimentação).

As tarefas de números 9 e 10 poderão ser realizadas no ano executivo das feiras.

$audaçõe$ e boa sorte,

Feiras e Exposições
O que todo expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry

Excelente Iluminação no Pavilhão?

Obrigação do pavilhão + Direito do promotor = Benefícios para todos
Feiras e Exposições
O que todo expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry

Iluminação. Conheça sua importância na arquitetura promocional.

Descubra porque valorizar a iluminação de seu estande pode ser mais importante do que o projeto do estande em si.

A iluminação na arquitetura promocional não serve apenas para proporcionar luz ao ambiente, ao estande, à vitrine, ao display ou à logomarca da empresa. A iluminação dos estandes em feiras de negócios tem como função destacar produtos, equipamentos ou serviços do expositor. O objetivo em participar de uma feira de negócios deve levar, obrigatoriamente, o expositor a tratar com profundo cuidado e zelo o quesito iluminação. Uma iluminação mal planejada, mal projetada ou mal instalada pode confundir os visitantes, fazendo com que não interpretem o estande de forma favorável.

Seja qual for o tipo de iluminação (quente ou fria, com lâmpadas fluorescentes ou incandescentes, dicroicas, LED ou halógenas) desejada, o importante é que o resultado da iluminação dê destaque para o que a empresa deseja mostrar. Ao olhar para seu estande os visitantes devem visualizar claramente qual é o objeto em evidência, a razão de você estar ali com um estande de sua empresa.


Figura 1: Iluminação distante cria sombra sobre os produtos
Há expositores que colocam vários objetos em evidência, em vários lugares, alguns expõem centenas de produtos e acessórios; criam atenção para todos os lugares, vitrines, testeira, bar com buffet, um banner ou várias fotos, entre outros. Há aqueles que colocam em evidência até pessoas, atrações e entretenimentos. Os visitantes nem sabem para onde olhar.  Ou ocorre o oposto, expositores com estandes grandes podem ter a exposição de seus produtos prejudicada, se não valorizarem a iluminação. As montadoras podem instalar refletores que ficam distantes dos produtos e em alguns casos, criam até sombra. A responsabilidade da iluminação do estande está no expositor. Ele é quem definirá o seu briefing junto à montadora. A maioria das montadoras só executa o que o cliente pede e se ele pede.


Figura 2: Neste exemplo, peças pequenas recebem iluminação clara e bem próxima.


Figura 3: Exemplo de iluminação planejada e projetada que valoriza o produto.
Um estande que evidencia muitas coisas confunde a visão do visitante. O visitante vê, mas não interpreta claramente qual o objetivo do expositor ou o que ele vende. Chamar a atenção para vários pontos e várias ações diferentes atrapalha a interpretação do que se vê.


Uma iluminação bem projetada favorecerá os negócios e auxiliará o expositor no alcance do objetivo principal. Converse com sua montadora sobre a questão da iluminação.


Expositor, lembre-se: o cérebro só interpreta o que os olhos podem ver.

Feiras e Exposições
O que todo expositor deve saber

Por: Anne Sophie Matthey-Henry


Fonte das fotos: Reed Exhibitions