Organizar e promover a participação de uma empresa em uma feira de negócios, exige planejamento, método e visão estratégica.
Tudo começa com uma pesquisa cuidadosa, seguida de uma seleção criteriosa, baseada em parâmetros claros e coerentes, até se concretizar em um orçamento detalhado e um plano de ação bem estruturado.
💡 Expositor, não aposte na sorte. Use seu tempo com sabedoria e construa um planejamento coeso.
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| Não aposte na sorte |
📍 O ponto de partida
A participação em feiras não começa com a assinatura do contrato de locação do estande.
Ela se inicia muito antes, como parte do planejamento anual ou bienal da empresa.
A assinatura do contrato é apenas uma das centenas de ações que compõem o plano geral. Antes dessa etapa, o expositor já deve ter definido:
- o orçamento de marketing e vendas;
- os objetivos e metas de participação;
- as projeções financeiras da ação — quanto se pretende investir e retornar;
- e o valor institucional percebido após o(s) evento(s).
📍 Roteiro cronológico de atividades
A seguir, proponho o uso de um roteiro de referência, organizado em ordem cronológica (1 = primeira tarefa / 10 = última).
Cabe a cada empresa adaptá-lo ao seu próprio fluxograma e realidade operacional.
1. Definir os objetivos de vendas e marketing para o próximo ano ou biênio.
- Inclui análise S.W.O.T. e revisão de processos (ISO, melhoria contínua).
2. Levantar feiras de negócios que contribuam para o alcance das metas definidas.
3. Selecionar as feiras com maior potencial e pesquisar valores de metragem e merchandising.
3. Selecionar as feiras com maior potencial e pesquisar valores de metragem e merchandising.
4. Calcular a metragem ideal do(s) estande(s).
(Clique no link para um exemplo de cálculo e adapte o modelo conforme sua necessidade.)
5. Contatar as promotoras, apresentar a necessidade de área, verificar disponibilidades e definir as reservas iniciais (sem sinal, se possível).
(Clique no link para um exemplo de cálculo e adapte o modelo conforme sua necessidade.)
5. Contatar as promotoras, apresentar a necessidade de área, verificar disponibilidades e definir as reservas iniciais (sem sinal, se possível).
6. Estimar os gastos totais mínimos, com base em participações anteriores.
- Sugestão de cálculo preliminar: (valor do m² × 3) + estimativa de deslocamento e hospedagem, se houver.
7. Obter a aprovação formal da diretoria ou conselho, incorporando as sugestões de ajustes e alterações necessárias.
8. Confirmar a participação nas feiras selecionadas e formalizar as reservas.
- Ajustar os valores aprovados.- Definir a localização do estande em cada feira.- Contatar as promotoras e assinar os contratos de locação, que devem incluir:
~ Planta baixa com área definida~ Manual do Expositor
9. Elaborar o plano de ação detalhado de cada feira, incluindo:
- Tarefas previstas- Descrição das atividades- Responsáveis envolvidos- Datas de início e conclusão
💡 Recomenda-se o uso de ferramentas de gestão de projetos — como MS Project, Trello, Asana, Monday,ClickUp ou Jira — que permitam acompanhar prazos, responsabilidades e entregas, preferencialmente com metodologias Scrum ou similares.
10. Iniciar os orçamentos de participação.
- Solicitar três propostas para cada serviço (buffets, montagem, agências de receptivo etc.).
- Sempre incluir o fornecedor oficial do evento entre as opções.
💡 As atividades 9 e 10 podem ser realizadas já no ano executivo das feiras.
$audaçõe$, com visão e propósito!
Feiras e Exposições
O que todo expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry