⏱️ 4 min (full)
Planejamento Estratégico para Feiras de Negócios
Organizar a participação em uma feira exige método, clareza e visão
Organizar e promover a participação de uma empresa em uma feira de negócios, exige planejamento, método e visão estratégica.
Tudo começa com uma pesquisa cuidadosa, seguida de uma seleção criteriosa, baseada em parâmetros claros e coerentes, até se concretizar em um orçamento detalhado e um plano de ação bem estruturado.
"Expositor, não aposte na sorte. Use seu tempo com sabedoria e construa um planejamento coeso."
 |
| Não aposte na sorte |
1. Não Aposte na Sorte
A participação em feiras começa muito antes do contrato
A participação em feiras não começa com a assinatura do contrato do estande. Ela se inicia muito antes, como parte do planejamento anual ou bienal da empresa.
Para chegar ao momento da assinatura, o expositor já deve ter definido:
- o orçamento de marketing e vendas;
- os objetivos e metas de participação;
- as projeções financeiras — quanto se pretende investir e retornar;
- o valor institucional esperado após o(s) evento(s).
2. O Ponto de Partida
Diretrizes que antecedem toda decisão de participação
A assinatura do contrato é apenas uma das muitas etapas do plano geral. Antes dela, entram em cena análise estratégica, estudos de viabilidade e decisões de investimento.
3. Roteiro Cronológico de Atividades
Um passo a passo para estruturar a participação da sua empresa
A seguir, um roteiro de referência organizado de forma cronológica
(1 = primeira tarefa / 10 = última).
Cada empresa pode e deve adaptá-lo à sua realidade operacional.
No ano anterior:
- Definir os objetivos de vendas e marketing para o próximo ano ou biênio. Essa etapa envolve o uso de um padrão de análise, como a S.W.O.T. por exemplo e a revisão de processos internos da empresa em relação aos eventos (ISO, melhoria contínua).
- Levantar as feiras que contribuam para alcançar os objetivos definidos.
- Selecionar as feiras com maior potencial e pesquisar valores de metragem e merchandising.
- Calcular a metragem ideal de cada estande, observando que para cada tipo de evento o Expositor pode ter metragens diferentes, a depender do objetivo da participação. Clique no link para um exemplo de cálculo e adapte o modelo conforme sua necessidade.
- Contatar as promotoras, apresentar as necessidades de área e solicitar reservas iniciais (sem sinal, se possível).
- Estimar os gastos totais mínimos com base em participações anteriores. Sugestão preliminar: (valor do m² × 3) + deslocamento e hospedagem (quando houver).
- Obter a aprovação formal da diretoria ou conselho, ajustando os valores e as condições, conforme necessário.
- Confirmar a participação e formalizar as reservas dos espaços. Essa etapa inclui: fazer ajustes finais de valores, escolher definitivamente a localização do estande; realizar a assinatura dos contratos condicionando o recebimento da planta baixa e do Manual do Expositor.
- Elaborar o plano de ação detalhado de cada feira. Com: tarefas previstas; descrição das atividades; responsáveis; datas de início e conclusão. Recomenda-se o uso de ferramentas de gestão de projetos como MS Project, Trello, Asana, Monday, ClickUp ou Jira, preferencialmente com metodologias Scrum ou similares.
- Iniciar os orçamentos de participação. Solicitar três propostas para cada serviço — sempre incluindo o fornecedor oficial do evento.
"Expositor... Fazer bem feito não dá trabalho. Dá resultado!"
$audaçõe$, com visão e propósito!
Feiras e Exposições
O que todo Expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry
