Um bom briefing deve ser tão curto quanto possível, mas tão longo quanto necessário. Em outras palavras; a extensão de cada um é indeterminada. Conheça os erros mais comuns encontrados neste momento do briefing.
Hora errada e maneira errada
Muitas reuniões, poucas reuniões. Muito tempo gasto com coisas secundárias. Pouquíssimo tempo para o desenvolvimento criativo – ou talvez até muito, tornando o interesse e o entusiasmo menores. Muitas vezes encontramos expositores fazendo o briefing antes do orçamento, ou seja, no momento em que as montadoras apresentam o projeto e o valor (respondendo ao briefing), o cliente assusta. É aí que se constata algo de errado. Houve erro no briefing pois o projeto ficou "caro demais".
Hora errada e maneira errada
Muitas reuniões, poucas reuniões. Muito tempo gasto com coisas secundárias. Pouquíssimo tempo para o desenvolvimento criativo – ou talvez até muito, tornando o interesse e o entusiasmo menores. Muitas vezes encontramos expositores fazendo o briefing antes do orçamento, ou seja, no momento em que as montadoras apresentam o projeto e o valor (respondendo ao briefing), o cliente assusta. É aí que se constata algo de errado. Houve erro no briefing pois o projeto ficou "caro demais".
Na grande maioria das vezes, não é o projeto, daquela ou desta montadora, que ficou caro. É o briefing que está errado mesmo. Mas o expositor acredita que tem sempre a razão e chega à conclusão de que é a montadora que é cara. Acaba fazendo um "leilão" com o projeto que mais gostou. E bola de neve vai virando. Tudo errado. Errou no começo? Não siga adiante. Repare o erro e somente depois dê continuidade.
Muito extenso ou muito detalhado
É caracterizado por ser excessivamente elaborado, abarrotado de detalhes de todos os tipos. Desperdiça-se tempo (e conseqüentemente dinheiro) na sua preparação e leitura. Ele não é errado somente porque é longo, mas porque não tem foco, objetivo. Tudo é importante. Todos os detalhes se tornam importantes; deixando em segundo plano o objetivo da participação. Conseqüentemente, ele tende a atrapalhar e não a ajudar, tende a confundir e não a esclarecer. Um exemplo típico é um questionário excessivamente elaborado. Não há destaque para o que é relevante.
Curto demais
Ou com deficiências de informação. Esse tipo de briefing apresenta ausência de dados ou dados incompletos, deixando muito espaço para o pensamento criativo dos projetistas, da arquitetura promocional. Como resultado, as montadoras não sabem como atender às expectativas do expositor, pois não conseguiram captá-las no momento do briefing.
Por falta de informações, o céu é o limite, o vago é o mar pelo qual se navega. Um briefing deficiente nas mãos e um projeto de estande que não agrada, na mesa de reunião. Algumas montadoras se aborrecem com as idas e vindas de alterações no projeto. Muitas ideias e sugestões acabam sendo sacrificadas, rejeitadas ou nem expressas, pois o briefing estava incompleto ou errado.
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Orçamento
Diante de todo o exposto, uma coisa é certa: não existe razão para que o expositor omita o valor do seu budget. A montadora é o único fornecedor que pode adequar o orçamento disponível com o projeto do estande. Uma montadora profissional e bem informada saberá qual tipo de montagem adotar, o material a empregar e o estilo de mobiliário a priorizar.
O mais comum é o expositor sem planejamento ou orçamento algum. Só existe aquele valor global "chutado" no final do ano anterior. Ao colocar o orçamento na 'ponta do lápis' a situação muda.
Para ganhar a concorrência, centenas de montadoras e agências cedem à ditadura de seus clientes. Fazem inúmeras alterações nos projetos, concedem alterações em seus contratos e aceitam receber o preço como bem entendem os expositores. Se um fornecedor fraco for o eleito, ao invés de sacrificar a saúde financeira de seu bolso, acabará sacrificando o serviço. O expositor que resolver arriscar, poderá contratar e receber um serviço de segunda mão.
Feiras e Exposições
O que todo expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry