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A importância de compreender o papel estratégico das recepcionistas em Feiras de Negócios e os critérios para uma contratação eficaz.
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| Um bom exemplo: Recepcionistas em estande durante a Mecânica 2012 |
Antes de pensar na aparência do estande, reflita
Qual é o papel das recepcionistas na participação em Feiras de Negócios? Elas foram efetivamente treinadas para acolher e orientar os visitantes, oferecendo informações relevantes sobre sua empresa?
Em alguns casos, ainda se observa a contratação de profissionais com o único propósito de atrair olhares, uma prática ultrapassada e, sobretudo, equivocada. Além de transmitir uma mensagem enganosa, essa estratégia compromete a imagem institucional e desvia a atenção do que realmente importa: o conteúdo, o produto e o relacionamento com o público certo.
Contratar recepcionistas sem critérios claros é um erro comum, e caro. O processo deve considerar o perfil comportamental mais adequado aos objetivos da empresa no evento. De modo geral, há quatro perfis básicos que podem ser combinados de acordo com a estratégia:
- Expressiva: comunicativa e entusiasta, ideal para recepção e ativação de público.
- Amigável: acolhedora, empática e paciente, excelente para atendimento de relacionamento.
- Analítica: detalhista e precisa, recomendada para empresas que demandam informações técnicas.
- Condutora: segura e objetiva, ideal para direcionar fluxos e conduzir visitantes qualificados à equipe comercial.
Mais do que “simpatia”, é fundamental escolher profissionais que saibam se comunicar com o público de interesse da empresa.
Treinamento: parte essencial do processo
Mesmo recepcionistas experientes precisam de orientação e treinamento pré-evento. É papel do expositor explicar:
- Os objetivos da participação;
- As mensagens-chave;
- O tipo de abordagem esperada;
- A diferença entre público-alvo e público de interesse.
Também é necessário orientar toda a equipe do estande sobre informações básicas da feira, como:
- Horários do evento;
- Localização de restaurantes, banheiros, chapelaria, lounges e ambulatório;
- Acesso a bombeiros;
- Portões de entrada/saída;
- Estacionamento.
Essas instruções garantem coerência na comunicação e evitam improvisos.
Se os produtos forem muito técnicos, um membro da equipe deve assumir o treinamento dessa parte.
Do estereótipo ao valor estratégico
As recepcionistas selecionadas, contratadas e treinadas não devem ser vistas como um “recurso decorativo”, mas como parte de uma estratégia de hospitalidade.
Geralmente, elas são o primeiro contato de muitos visitantes com a marca e, muitas vezes, a diferença entre um visitante curioso e um cliente em potencial.
Recepcionistas bem preparadas ajudam a:
- Qualificar o público visitante;
- Encaminhar corretamente os contatos promissores;
- Facilitar o fluxo de atendimento;
- Reforçar a imagem institucional.
Empatia e representatividade
Qualquer pessoa que estiver trabalhando dentro do estande representa a marca, por isso, empatia deve ser um critério tanto na contratação quanto no relacionamento com todas as profissionais.
Elas merecem ser tratadas como parte integrante da equipe e devem conhecer bem a empresa que representam.
Uma recepcionista informada e segura transmite credibilidade, acolhe melhor o visitante e contribui para uma experiência positiva no estande.
Lembre-se: toda interação é uma oportunidade de fortalecer a imagem da marca.
Critérios de contratação
1. Perfil comportamental adequado à estratégia
Como mencionado no início, recomenda-se avaliar qual dos perfis (ou combinação de perfis) é mais coerente com seus objetivos. Principais perfis comportamentais: Expressiva (recepção ativa), Amigável (relacionamento), Analítica (produtos técnicos) e Condutora (direcionamento de fluxo).
2. Clareza de comunicação e capacidade de abordagem
A recepcionista deve ser capaz de: Abordar de forma cordial, profissional e não invasiva, diferenciar perfis de visitantes e encaminhar contatos qualificados à equipe de vendas.
3. Alinhamento com o público de interesse
Ela precisa saber se comunicar com quem realmente importa para o negócio, não apenas com visitantes em geral. Cabe ao Expositor orientar as recepcionistas a "filtrar" o público de interesse do Expositor, do público-alvo da Feira.
4. Postura ética, empatia e representatividade
Busque profissionais que demonstrem empatia, cordialidade, coerência com os valores institucionais, postura profissional sem base em estereótipos.
5. Conhecimento ou facilidade para aprender
Para produtos técnicos, avalie se a recepcionista aprende com facilidade, transmite informações básicas com clareza e reconhece quando deve envolver um especialista.
6. Disponibilidade para treinamento pré-evento
Ela deve aceitar e compreender instruções sobre os objetivos da empresa e prioridades de atendimento, assim como dominar e ser capaz de informar as regras e a estrutura da Feira em que está trabalhando.
7. Coerência na comunicação
A profissional deve evitar improvisos inadequados, deve manter alinhamento com o posicionamento da marca e principalmente reforçar a imagem institucional.
8. Pontualidade, disciplina e profissionalismo
Critérios essenciais da atividade de recepção: Pontualidade, Cumprimento das orientações e Aparência compatível com o dress code da empresa e do estande.
9. Inteligência emocional
Procure profissionais capazes de lidar bem com filas e reclamações, visitantes impacientes, momentos de alto fluxo e interações delicadas.
10. Compatibilidade com o propósito do estande
A recepcionista deve ser capaz de reforçar o propósito da participação do Expositor, seja este de Divulgar, Promover, Vender, Demonstrar técnicas, de Lançar produtos ou ainda apenas de criar relacionamentos.
Treinamento e alinhamento
Com um bom treinamento, as recepcionistas conseguem:
- Direcionar contatos promissores à equipe de vendas;
- Reforçar a imagem institucional;
- Criar uma experiência agradável e memorável no estande.
Conclusão
Contratar recepcionistas sem planejamento, sem treinamento ou com objetivos inadequados é um recurso artificial que enfraquece a marca e banaliza o potencial humano.
Nas feiras de negócios (B2B), o sucesso está na credibilidade, na hospitalidade e na coerência da comunicação.
Transforme seu estande em um espaço de boas conversas, boas conexões e boas lembranças, com uma equipe que realmente representa o que a sua marca é.
$audaçõe$ com visão e propósito!
Feiras e Exposições
O que todo Expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry
