Transporte de materiais; talvez um dos serviços mais problemáticos no operacional de qualquer evento. Seja este corporativo ou social, seja o cliente promotor, organizador ou expositor. Este post trata de parte desse assunto, sob a ótica do expositor.
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| Transporte. Ooooohhh serviço complicado! |
Um dos maiores problemas no Brasil: falta de compromisso.
Como o responsável por um estande pode dormir tranquilo se sempre há problemas com o transporte dos materiais? Problemas no transporte ocorre em toda a cadeia produtiva de um evento; além disso ele ocorre em qualquer cidade ou país.
Na qualidade de promotora eu sofri demais com esse assunto, como expositora também. Poucas foram as missões cumpridas sem intercorrências. Muito poucas (uma talvez...rs).
Os casos se agravam gradualmente quando o transporte é interestadual, internacional; quando o material a ser transportado é valioso, pesado; ou ainda quando a remessa é urgente e prioritária. Os valores envolvidos não são brincadeira, muito menos as precauções a tomar.
Todo cuidado e toda atenção que você dispensar ao assunto, ainda serão poucos, eu lhe asseguro. Por isso cuidado. Se você tentar buscar profissionalismo com preço baixo, então desista. Você só encontrará profissionalismo com o preço justo (e isso vale para tudo).
O expositor deve em primeiro lugar trabalhar com o orçamento de sua participação. Será necessário prever valores para o transporte dos materiais, para a ida ao evento e para o retorno à empresa. Faça uma estimativa com relação aos anos anteriores, se for sua primeira vez em um evento use o histórico da empresa, se não houver histórico faça um orçamento estimado com uma transportadora (para isso precisará informar o valor da nota e peso. É possível que a transportadora peça a quantidade de volumes; aí vai chute mesmo).
Há no mercado poucas empresas com serviço eficaz; poucas são as empresas que sabem responder a qualquer demanda; incluindo questões envolvendo seguro, fiscalização e alfândega. É direito do cliente conhecer todos os problemas possíveis, compreendidos na contratação do serviço. Mas normalmente o problema principal é simples. O expositor só deseja a certeza, a garantia de que seu material chegue à tempo. Só. Algumas transportadoras possuem problemas com o que é básico.
É atribuição da promotora do evento auxiliar os expositores do evento. Normalmente são fornecidos, antecipadamente, os dados dos fornecedores oficiais. Nesta relação estão transportadoras elas, sejam terrestres, aéreas ou marítimas, agência de turismo oficial do evento, locadoras de mobiliário, de paisagismo, empresas de sinalização, de buffet, de receptivo, entre outras.
A responsabilidade de fornecer esse tipo de informação, além de outros esclarecimentos ou dúvidas é obrigação da promotora. O expositor deve usar desse direito para planejar sua participação. Essa responsabilidade da promotora deve ser mencionada em contrato. Normalmente, essa situação fica pressuposta quando o contrato cita o cumprimento dos regulamentos presentes no manual do expositor - dos direitos e responsabilidades de ambas as partes (expositor e promotor). O que normalmente não acontece é o fornecimento antecipado deste manual. Registro porém que é direito do contratante (expositor) conhecer antecipadamente as regras do manual do expositor. Regras pelas quais ele está se responsabilizando em contrato. Como alguém pode se responsabilizar por algo que desconhece? Por isso ao receber o contrato de locação da área, o expositor deve também exigir o manual com todas as informações, incluindo os valores das taxas. Você expositor, tem o direito de receber as vias de contrato junto ao manual do expositor, citado no contrato como anexo.
Missão impossível: se desejar pode pedir a listagem dos fornecedores oficiais do evento, antes do aceite da participação, assim poderá realizar um orçamento preciso de sua participação. Nunca vi isso acontecer, mas impossíveis acontecem.
Boa sorte!
Na qualidade de promotora eu sofri demais com esse assunto, como expositora também. Poucas foram as missões cumpridas sem intercorrências. Muito poucas (uma talvez...rs).
Os casos se agravam gradualmente quando o transporte é interestadual, internacional; quando o material a ser transportado é valioso, pesado; ou ainda quando a remessa é urgente e prioritária. Os valores envolvidos não são brincadeira, muito menos as precauções a tomar.
Todo cuidado e toda atenção que você dispensar ao assunto, ainda serão poucos, eu lhe asseguro. Por isso cuidado. Se você tentar buscar profissionalismo com preço baixo, então desista. Você só encontrará profissionalismo com o preço justo (e isso vale para tudo).
Expositor - como dormir em paz
O expositor deve em primeiro lugar trabalhar com o orçamento de sua participação. Será necessário prever valores para o transporte dos materiais, para a ida ao evento e para o retorno à empresa. Faça uma estimativa com relação aos anos anteriores, se for sua primeira vez em um evento use o histórico da empresa, se não houver histórico faça um orçamento estimado com uma transportadora (para isso precisará informar o valor da nota e peso. É possível que a transportadora peça a quantidade de volumes; aí vai chute mesmo).
Há no mercado poucas empresas com serviço eficaz; poucas são as empresas que sabem responder a qualquer demanda; incluindo questões envolvendo seguro, fiscalização e alfândega. É direito do cliente conhecer todos os problemas possíveis, compreendidos na contratação do serviço. Mas normalmente o problema principal é simples. O expositor só deseja a certeza, a garantia de que seu material chegue à tempo. Só. Algumas transportadoras possuem problemas com o que é básico.
Apoio por parte da promotora
É atribuição da promotora do evento auxiliar os expositores do evento. Normalmente são fornecidos, antecipadamente, os dados dos fornecedores oficiais. Nesta relação estão transportadoras elas, sejam terrestres, aéreas ou marítimas, agência de turismo oficial do evento, locadoras de mobiliário, de paisagismo, empresas de sinalização, de buffet, de receptivo, entre outras.
A responsabilidade de fornecer esse tipo de informação, além de outros esclarecimentos ou dúvidas é obrigação da promotora. O expositor deve usar desse direito para planejar sua participação. Essa responsabilidade da promotora deve ser mencionada em contrato. Normalmente, essa situação fica pressuposta quando o contrato cita o cumprimento dos regulamentos presentes no manual do expositor - dos direitos e responsabilidades de ambas as partes (expositor e promotor). O que normalmente não acontece é o fornecimento antecipado deste manual. Registro porém que é direito do contratante (expositor) conhecer antecipadamente as regras do manual do expositor. Regras pelas quais ele está se responsabilizando em contrato. Como alguém pode se responsabilizar por algo que desconhece? Por isso ao receber o contrato de locação da área, o expositor deve também exigir o manual com todas as informações, incluindo os valores das taxas. Você expositor, tem o direito de receber as vias de contrato junto ao manual do expositor, citado no contrato como anexo.
Missão impossível: se desejar pode pedir a listagem dos fornecedores oficiais do evento, antes do aceite da participação, assim poderá realizar um orçamento preciso de sua participação. Nunca vi isso acontecer, mas impossíveis acontecem.
Não centralize as ações, apenas a coordenação das ações
Seja sua participação de âmbito regional, nacional ou internacional; seja este evento de qualquer porte, é recomendável eleger um staff de um setor da empresa para coordenar as ações, informações e atividades referente à participação. Alguns expositores terceirizam esse serviço, através de uma agência de evento ou de comunicação. Seja como for sua definição, organizar a participação, como expositor de um evento, exige uma coordenação dos trabalhos. Boa sorte!
$audaçõe$
Feiras e Exposições
O que todo expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry
O que todo expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry